Référent logistique – F/H

Intitulé du poste : Référent logistique – F/H
Catégorie : B
Quotité d’affectation sur le poste : 100%
Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : G
Famille d’Activité Professionnelle : Logistique immobilière, technique et de services
Correspondance statutaire : Technicien.ne / Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat
Groupe fonctions (RIFSEEP) : G3

Contexte de travail
Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Saint-Denis la Plaine
Composante / Service : Maison des Sciences de l’Homme Paris Nord / Service logistique
Composition du service (effectifs) : 1
Fonction d’encadrement : non
Rattachement hiérarchique Secrétaire Générale de la MSHPN

Description du poste : missions et activités
1/ Gestion des salles et de la validation des réservations
✓ Aménager les salles de réunions conformément aux demandes spécifiées ou à leurs dispositions habituelles
✓ Effectuer les tournées fonctionnelles des salles pour vérifier leur agencement
✓ Vérifier l’état des salles avant et après chaque réunion
✓ S’assurer du bon fonctionnement du matériel (paper-boards, chaises, tables…)
✓ Administrer l’outil de réservations des salles (REQUEA) : paramétrage, lien avec le prestataire, création des accès, mise à jour annuel des accès, effectuer des requêtes.
✓ Traiter les demandes de réservation des salles
✓ Gérer les conflits de dates et négocier des solutions y compris à l’impromptu
✓ Porter assistance aux utilisateurs en cas de nécessité
✓ Informer les utilisateurs de leurs droits et leurs devoirs.
✓ Pour les évènements complexes, organiser une réunion technique en lien avec le service audiovisuel et aboutir à la signature du contrat de service.
✓ Respecter et faire respecter les règles d’hygiène et de sécurité et le règlement intérieur du bâtiment
✓ Assurer le reporting de l’activité
✓ Gérer la commande, la mise en place des petits déjeuners, déjeuners, buffets, et cocktails pour les projets financés par la MSHPN et pour la direction de la MSHPN. Le cas échéant, à la demande, fournir des coordonnées de prestataires (tenir à jour un carnet d’adresses). Le débarrassage est à la charge de l’organisateur. S’en charger si toutefois, cela n’a pas été effectué et adresser un message de vigilance à l’organisateur.
2/ Gestion des stocks : mobilier, alimentaire et de petites fournitures
✓ Effectuer les demandes d’achats pour passer les commandes et réapprovisionner les stocks (devis, achats, réception et suivi) des fournitures et consommables de l’équipe de la MSH
✓ Effectuer les demandes d’achats pour les salles communes du bâtiment auprès des services de l’université Paris 13.
✓ Assurer l’aménagement et la bonne organisation des salles de stockage. Garantir leur hygiène.
✓ Assurer l’inventaire annuel du parc mobilier (créer un outil d’inventaire, mettre à jour, planifier des vérifications, créer les numéros d’inventaire, créer les étiquettes d’inventaire et les coller, répondre aux enquêtes des tutelles et de la direction)
3/ Maintenance de premier niveau
✓ Effectuer les interventions de maintenance de premier niveau (relamping, petite serrurerie, changement de dalles de moquettes ou plafond, fixation des grilles d’aération, consolider une chaise ou une table…)
4/ Manutention de premier niveau
✓ Effectuer des petits déménagements internes : déplacement de meubles, fixation d’étagères, de tableaux, cadres, montage et démontage de meubles, mettre au recyclage les cartons…
5/ Coordination des interventions des différents prestataires
✓ Prendre en charge la commande et le suivi des interventions des prestataires
✓ Planifier les petits travaux et suivre leur réalisation

Outils spécifiques à l’activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : REQUEA (outil réservation salles MSHPN) et outil gestion stock, et les logiciels courants : Word, Excel, Thunderbird et internet

Liens avec d’autres postes ou services / Nature du lien
Collaboration avec l’agent de sureté du bâtiment, les services : sureté, sécurité, patrimoine, service intérieur et cabinet de la présidence (validation des évènements) de l’Université Sorbonne Paris Nord
Et tous les services de la MSG PN
Rôle de client, encadrement du travail, vérification de résultat, réclamations avec tous les prestataires extérieurs

Modalités de recrutement
Poste à pourvoir à partir du 1er septembre 2024.
Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD).
Candidatures (CV et lettre de motivation) VIA le formulaire dans les meilleurs délais.
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel
recruteur et d’un représentant de la DRH.

Contacts
Nom – Prénom : CHAMPVERT Aurélie
Fonction : Secrétaire Générale
Adresse administrative : 20 Avenue George Sand, 93210 Saint-Denis La Plaine
Téléphone : 01 55 93 93 05

Nom – Prénom : MAGOT Marine
Fonction : Responsable du pôle accompagnement des personnels – Conseillère mobilité carrière –
Responsable recrutement de l’université
Adresse administrative : 99 Avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 Villetaneuse
Téléphone : 01.49.40.36.96