Entreprise
L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Déployée sur un territoire à la dynamique incontestable qui accueillera l’un des plus grands événements au monde en 2024, les Jeux Olympiques.
Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val-d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.
L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales / sciences économiques et de gestion / sciences et technologie / santé, médecine, biologie, sports / lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.
Elle compte aujourd’hui plus de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, répartis sur ses 5 campus, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut).
La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 2 écoles universitaires de recherche (EUR PNGS M&CS et EUR SIePS) ; plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.
Poste
Intitulé du poste : Gestionnaire administratif.ve et financier.e du LPL – F/H
Catégorie : B
Quotité d’affectation sur le poste : 100%
Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : Technicien.ne / Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat
Groupe fonctions (RIFSEEP) : G3
Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
Composante / Service : Institut Galilée (IG) / LPL
Composition du service (effectifs) : LPL : environ 55 permanents, 80 personnes en incluant les doctorants et autres statuts
Equipe administrative de 3 personnes : 2 gestionnaires (dont ce poste) et un responsable
Fonction d’encadrement : non
Rattachement hiérarchique : : Responsable Administratif et Financier du LPL
Description du poste : missions et activités
Missions
Assurer des fonctions polyvalentes de gestion administrative, de finances (gestion et saisie de commandes), et liées aux déplacements des agents. Participer à l’organisation des évènements du laboratoire (séminaires et autres manifestations), et organiser la gestion des personnes entrantes et sortantes (arrivée, installation, départ, mise à jour des bases de données).
Activités
– Accueillir et prendre en charge les visiteurs, les nouveaux membres du laboratoire et les invités (locaux, badges, formalités administratives diverses)
– Gérer les missions (déplacements professionnels du personnel de l’unité ou des invités) par le conseil et les saisies nécessaires dans les outils de gestion (commandes, réservations, états de frais, …),
– Gérer les achats divers. Collecter les devis tout en respectant les consignes de la direction du choix de la tutelle, saisir les bons de commande et s’assurer de la conformité du processus (signatures, saisies, collecte et archivage des documents, …),
– Apporter son soutien aux chercheurs dans l’organisation de leurs manifestations (réunions, colloques, séminaires, repas, …),
– Assurer des fonctions générales de secrétariat (courrier, réception des livraisons…).
– Saisir les informations diverses dans les outils informatiques dédiés (interne et des tutelles), …
– Assurer le reporting de ses activités
Ces activités sont réparties entre les gestionnaires de façon polyvalente.
Outils spécifiques à l’activité
Aisance indispensable avec les outils informatiques.
SIFAC (USPN), GESLAB, ETAMINE et NOTILUS (CNRS) sont les outils principaux (suivi budgétaire et missions), pack office.
Les formations seront dispensées (en interne ou externe) si besoin.
Liens avec d’autres postes ou services / Nature du lien
Le LPL a deux tutelles (USPN, CNRS). Son fonctionnement est dépendant de tous les services de ces tutelles (comptabilité, finances, RH, direction de la recherche, composante, etc…) /
L’agent doit être en mesure d’assurer les liens de collaboration avec tous les services nécessaires.
Savoir suivre et relancer les dossiers en instances.
Modalités de recrutement
Poste à pourvoir début septembre 2024.
Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD).
Candidatures (CV et lettre de motivation) VIA le formulaire dans les meilleurs délais.
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH.
Contacts
Nom – Prénom : NAIT SIDNAS Belaïd
Fonction : Responsable Administratif et Financier du LPL
Adresse administrative : Laboratoire de Physique des Lasers – USPN Institut Galilée – Bureau D013 – 99 avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 VILLETANEUSE
Téléphone : 01.49.40.33.87
Nom – Prénom : MAGOT Marine
Fonction : Responsable du pôle accompagnement des personnels – Conseillère mobilité carrière – Responsable recrutement de l’université
Adresse administrative : 99 Avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 Villetaneuse
Profil
Connaissances / Savoir
Connaissances des règles budgétaires, règlementaires et administratives liées à l’environnement universitaire et CNRS ;
Connaissances de base des modes de fonctionnement des administrations publiques
Compréhension du principe des tutelles multiples et du respect des règles de fonctionnement de chacune d’elles
Savoir rédiger des mails ou des courriers
Langue anglaise : niveau A1 à A2 (selon le cadre européen commun de référence pour les langues)
Savoir faire
Maîtrise de base des outils bureautiques courants de type Word, Excel, mails.
Maîtrise des différentes techniques métier de gestion administrative et/ou financière
Savoir s’adapter à des évolutions réglementaires ou de fonctionnement courant
Savoir s’adapter à l’évolution des outils logiciels spécifiques (Etamine Missions, Geslab, Sifac).
Savoir travailler de façon polyvalente au sein d’une équipe, apporter son soutien en cas de surcharge ponctuelle en plus de la continuité de service en cas d’absence
Savoir être
Capacités d’adaptation à une équipe et aux modes de fonctionnements du laboratoire.
Organisation, réactivité
Autonomie
Confidentialité
Aisance relationnelle permettant des contacts directs avec les chercheurs et enseignants-chercheurs, ainsi qu’avec les services des tutelles et les partenaires extérieurs.
