Entreprise
L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val-d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.
L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales / sciences économiques et de gestion / sciences et technologie / santé, médecine, biologie, sports / lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.
Elle compte aujourd’hui plus de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, répartis sur ses 5 campus, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut).
La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 2 écoles universitaires de recherche (EUR PNGS M&CS et EUR SIePS) ; plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.
Poste
Identification du poste
Intitulé du poste : Gestionnaire administratif.ve et financière – F/H
Catégorie : B
Quotité d’affectation sur le poste : 100%
Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : TECH / Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat
Groupe fonctions (RIFSEEP) : G3
Contexte de travail
Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse avec des interventions sur les autres campus de l’université en fonction des besoins du service
Composante / Service : Service Généraux (SG) / Pôle sûreté
Composition du service (effectifs) : 9
Fonction d’encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Adjointe du responsable des services généraux (en charge du pôle sûreté)
Description du poste : missions et activités
– Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
– Rédaction et mise en forme des courriers internes et externes du service, des comptes rendus des divers réunions, commissions et comités,
– Élaboration des supports de communication,
– Produire les supports pour diverses réunions (PowerPoint, …),
– Participation à l’élaboration du budget et en assurer le suivi,
– Marchés publics : élaboration des CCTP, analyses des offres et veiller à l’exécution de ceux-ci,
– Suivi des livraisons et des factures,
– Mise en concurrence des devis demandés aux entreprises,
– Gestion des demandes de travaux internes et externes,
– Gestion des formulaires d’organisations d’évènements,
– Alimenter les tableaux de bords du service et les convertir en statistiques,
– Procéder aux opérations d’engagement dans le logiciel SIFAC,
– Suivre les crédits par types de dépenses ou d’opérations / ou par structure,
– Enregistrer les données budgétaires,
– Classer et archiver les pièces et justificatifs d’opérations financières,
– Supervision de la main courante électronique en lien avec l’adjointe du responsable des services généraux
– Centralisation et redistribution des informations,
– Participation aux interventions et tâches diverses liées au Pôle sûreté.
– Rédaction de Rapport d’incident.
Outils spécifiques à l’activité
Utiliser les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel confirmé, …
Liens avec d’autres postes ou services / Nature du lien
Les personnels administratifs et enseignants des composantes et les associations installées sur l’université / Collaboratif
Les différents responsables de service des campus (Sécurité incendie, Hygiène et sécurité, service technique, …) / Collaboratif
Les sociétés prestataires de services : gardiennage, nettoyage des locaux, … / Coopération
Les institutions extérieures (police, pompiers, mairie, …) / Coopération
Les victimes (personnels, étudiants, …) / Assistance
Modalités de recrutement
Poste à pourvoir le plus rapidement possible.
Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD).
Candidatures (CV et lettre de motivation) via le formulaire/lien dans les meilleurs délais.
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH.
Profil
Compétences
Connaître les structures, le fonctionnement et l’organigramme de l’université de tous les campus,
Connaître la réglementation et les règles de base en matière de sûreté, hygiène et sécurité, prévention et modalités de l’autorité publique,
Savoir gérer une situation d’urgence,
Avoir la maîtrise de l’outil informatique : Word, Excel, PPT
Savoir rédiger et avoir une bonne connaissance en orthographe,
Savoir travailler en équipe.
