Entreprise
L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val-d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.
L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales / sciences économiques et de gestion / sciences et technologie / santé, médecine, biologie, sports / lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.
Elle compte aujourd’hui plus de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, répartis sur ses 5 campus, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut).
La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 2 écoles universitaires de recherche (EUR PNGS M&CS et EUR SIePS) ; plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.
Dans ce cadre, l’UFR de Santé, Médecine et Biologie Humaine (SMBH) propose comme principe de base la reconnaissance, d’une part, de la diversité des compétences dans la pratique de la médecine au sein de la société, d’autre part, de l’existence d’un tronc commun de connaissances pour la formation de l’ensemble des professions de santé.
C’est dans cette optique qu’elle dispense la formation conduisant au diplôme d’Etat de docteur en médecine, ainsi que des enseignements dans trois cycles spécialisés : Sciences de la vie, Sciences sanitaires et sociales et Sciences humaines. Certaines formations sont dispensées sur le campus d’Argenteuil.
Elle travaille de façon étroite avec l’hôpital AVICENNE.
Les domaines de formation de l’UFR vont de la médecine au STAPS en passant par les sciences de la vie et les sciences sanitaires et sociales. Les domaines de recherche se concentrent sur le secteur médical.
Poste
Identification du poste
Intitulé du poste : Directeur(trice) administratif(ve) – F/H
Catégorie : A
Quotité d’affectation sur le poste : 100%
Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : Ingénieur de recherche (IGR) / Diplôme minimum règlementaire exigé : Master
Groupe fonctions (RIFSEEP) : G1-3E
Contexte de travail
Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Bobigny
Composante / Service : UFR SMBH (Unité de Formation et de Recherche en Santé, Médecine et Biologie Humaine)
Composition du service (effectifs) : environ 100 personnels BIATSS sont affectés à l’UFR SMBH et cette composante a plus de 300 personnels enseignants et enseignants chercheurs dont certains ont le statut d’hospitalo-universitaires (HU).
Fonction d’encadrement : Oui – Nombre d’agents à encadrer : environ 100
Rattachement hiérarchique : Directeur Général des Services (DGS)
Rattachement fonctionnel : Directeur(trice) de l’UFR SMBH
Poste demandant un fort investissement et une disponibilité importante
Variation de la charge de travail au cours de l’année (rentrées décalées, etc.)
Nombreuses interruptions dans le travail (étudiants, professeurs, …)
L’évolution des missions et du service implique de travailler en mode collaboratif et de s’investir dans des événements organisés par la composante ou l’université
Télétravail possible : oui
Description du poste : missions et activités
Le(la) directeur(trice) administratif(ve) a pour mission principale d’assurer l’expertise administrative
auprès de la directrice et de son équipe. Il(Elle) assure la mise en œuvre opérationnelle des choix de la
composante qui doivent s’inscrire dans la stratégie de l’établissement. Il(Elle) a un rôle de conseil sur les
affaires juridiques, la gestion du personnel et la gestion budgétaire de sa composante. Il(Elle) participe à
l’élaboration des objectifs stratégiques de la composante et les met en œuvre dans le cadre des objectifs
généraux de l’établissement.
Administration générale et pilotage
-Participer, en apportant son expertise technique, à la réflexion sur les axes de développement de la composante, sachant que ceux-ci s’inscrivent dans les orientations stratégiques de l’université ; organiser et conduire en lien avec le directeur, la politique qui en découle
-Organiser, diriger et animer les différents services (administratifs, comptables, financiers, recherche, pédagogiques, etc.) de la composante
-Piloter la charge d’enseignement et contrôler les services d’enseignements
-Apporter expertise et conseil auprès du directeur et du conseil de composante
-Élaborer et mettre en œuvre des indicateurs de pilotage et d’outils d’aide à la décision
-Préparer et participer aux dialogues de gestion
-Participer à l’élaboration du contrat d’objectifs et de moyens
-Superviser l’organisation des opérations électorales de toute nature
-Être garant de la conformité des statuts de la composante et de leur mise
-Assurer une veille juridique et réglementaire ; accompagner les instances de la composante (conseil,
conseil restreint, commissions, etc.)
Affaires budgétaires et financières
-Par délégation, élaborer et exécuter le budget propre intégré de la composante
-Préparer et participer aux dialogues de gestion mis en place par l’université
-Analyser l’exécution du BPI
-Concevoir des tableaux de bord et des indicateurs d’exécution budgétaire à destination de la direction de
la composante
-Assurer la continuité de service dans le domaine de la gestion financière et coordonner l’activité du service
financier de la composante
Gestion des ressources humaines (en lien avec la DRH)
-Manager l’équipe administrative affectée à l’UFR placée sous sa responsabilité
-Organiser le temps de travail au sein de la composante en fonction de l’activité
-Élaborer les fiches de poste et piloter l’organisation fonctionnelle de la composante
-Assurer le recrutement des personnels BIATSS
-Mener les entretiens professionnels des personnels BIATSS
-Définir les besoins en formation
-Accompagner les parcours professionnels des agents
-Organiser et superviser les campagnes collectives RH (enseignants-chercheurs, enseignants du second degré, BIATSS et contractuels)
-Organiser les campagnes d’emplois des personnels enseignants-chercheurs et BIATSS
-Être garant du dialogue social au sein de la composante
-Participer à la cartographie des emplois affectées à la composante
-S’assurer de la cohérence de cette cartographie avec l’activité de la composante
-Assurer la gestion des carrières des personnels Hospitalo-universitaires (PU-PH, MCU-PH, CCA, praticiens hospitaliers, maîtres de stages, COSP)
-Assurer la circulation de l’information, communiquer avec / entre les services de la structure et les CHU
Pédagogie
-Coordonner et superviser les services pédagogiques (plus de 8500 étudiants)
-Contribuer à l’administration de l’offre de formation
-Suivre les dossiers de partenariats et de conventions pédagogiques
-Organiser la gestion des études
-Superviser et contrôler le processus de scolarité administrative (du recrutement jusqu’à la délivrance du diplôme)
-Superviser l’organisation des enquêtes pédagogiques, en déduire des indicateurs et veiller à leur exploitation
-Aider au développement de la formation continue
-Être l’interface avec le service de l’université dédié à la FC et à l’apprentissage
Recherche
-Être l’interlocuteur des laboratoires de la composante avec les services administratifs
-Être garant des RI mis en œuvre au sein des services
-Diffuser l’information de nature administrative
-S’assurer des opérations financières et des livraisons effectuées au sein des laboratoires
Logistique générale/Patrimoine
-Veiller à la maintenance générale de premier niveau des locaux
-Veiller au respect des conditions d’hygiène et sécurité
-Encadrer des opérateurs logistiques (courrier, appariteurs, reprographie…)
-Suivre en lien avec la direction du patrimoine les travaux sur site (participer aux réunions de vie de
chantier avec Epaurif, participer au comité de site)
-En lien avec le Service sécurité, veiller à la sécurité des biens et des personnes de la composante
Outils spécifiques à l’activité
Connaissance des principaux logiciels de gestion utilisés au sein de l’établissement (SIFAC, SEPIA, SAFRAN,
SIHAM, HYPERPLANNING, APOGEE, etc.) et des logiciels courants de la bureautique : Word, Excel,
Powerpoint, etc.
Liens avec d’autres postes ou services / Nature du lien
Assurer l’interface avec les directions, services et autres composantes de l’université.
Modalités de recrutement
Poste à pourvoir le plus rapidement possible.
Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD).
Candidatures (CV et lettre de motivation) via le lien/formulaire dans les meilleurs délais.
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel
recruteur et d’un représentant de la DRH.
Profil
Compétences
Connaissances / Savoir
Connaissance approfondie des systèmes d’enseignement et de recherche
Connaissance approfondie de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux EPSCP et si possible savoir utiliser les SI qui s’y rattachent
Connaissance approfondie des règlementations mises en place par le ministère de l’enseignement supérieur et celui de la santé pour la gestion conjointe des cursus médicaux et des formations paramédicales
Connaissance générale des règles de gestion des ressources humaines de la fonction publique d’État et hospitalière
Connaissance générale des statuts des personnels enseignants hospitaliers et des enseignants associés
Connaissance des règlementations comptables et financières applicables aux EPSCP et EPST
Connaissance générale de l’organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de la structure
Connaissance générale des grands principes du droit public et privé
Connaissance des règles d’hygiène et sécurité
Savoir faire
Manager et animer une équipe, gérer des conflits, conduire un entretien
Conduire un projet, accompagner les changements
Savoir définir et appliquer un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de l’administration et de la gestion
Déterminer des indicateurs, élaborer des tableaux de bord
Qualités d’expression écrite et orale
Capacité d’analyse et de synthèse
Savoir organiser et optimiser les moyens humains, administratifs et techniques nécessaires à la réalisation des objectifs de la composante
Savoir travailler en équipe
Avoir le sens du dialogue
Compétence en langues : anglais B1/B2
Savoir être
Avoir une grande capacité d’écoute et de communication
Savoir faire preuve de diplomatie
Savoir prendre des décisions
Être capable de fédérer et faire collaborer des équipes nombreuses et diverses
Avoir le sens de l’organisation
