Entreprise
L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val-d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.
L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales / sciences économiques et de gestion / sciences et technologie / santé, médecine, biologie, sports / lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.
Elle compte aujourd’hui plus de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, répartis sur ses 5 campus, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut).
La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 2 écoles universitaires de recherche (EUR PNGS M&CS et EUR SIePS) ; plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.
Poste
Intitulé du poste : Gestionnaire administratif.ve et pédagogique – F/H
Catégorie : B
Quotité d’affectation sur le poste : 100%
Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : Technicien.ne / Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat
Groupe fonctions (RIFSEEP) : G3
Contexte de travail
Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
Composante / Service : UFR des Sciences de l’Information et de la Communication (SIC)
Composition du service (effectifs) : 15
Fonction d’encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Responsable du Pôle FI/FA
Description du poste : missions et activités
Accueil et information
Accueil, information et orientation des usagers.
Participation aux salons et actions de communication (JPO, journées d’accueil, forums…)
Participation aux campagnes de recrutement des étudiants (Etudes en France, E-candidat, Mon Master) en lien avec les responsables de formation et de la commission de sélection et d’équivalence.
Accueil des partenaires, participation à l’organisation des évènements de la composante.
Gestion pédagogique
Assure la gestion administrative et pédagogique des formations initiales et/ou de formation continue et en apprentissage, dans le respect de la règlementation et des actions mises en oeuvre dans le cadre de la démarche Qualité :
– Gestion et suivi des inscriptions administrative et pédagogique des étudiants en lien avec les responsables de formation, les partenaires (FTLV et CFA UNION).
– Elaboration du calendrier universitaire et de la constitution des groupes d’étudiants en lien avec le responsable de formation.
– Etablissement des mailings listes d’étudiants.
– Suivi de l’assiduité suivant les modalités propres aux formations initiales-formation continue et en l’apprentissage.
– Assurer le suivi spécifique des étudiants.es Erasmus (accueil et départ), notamment pour la validation de leur semestre, en collaboration avec le référent enseignant et le SREI.
– Suivi des stages, des projets tuteurés et des mémoires.
– Assistance à l’organisation des examens et des soutenances de mémoires, de rapport d’analyse et de projets.
– Organisation des réunions propres aux formations en apprentissage.
– Participation aux conseils de perfectionnement et aux commissions.
– Participation à l’organisation et secrétariat des commissions et jurys semestriels (saisie des notes, RNPV, rédaction des PV de jury, relevés de notes, attestations de réussite, suppléments au diplôme).
– Modélisation et suivi de l’évolution des maquettes sur Apogée.
– Mettre en oeuvre le planning en collaboration avec le responsable du parcours et la gestionnaire du planning pour l’attribution des salles.
– Organisation des contrôles et rattrapages.
– Participation à l’organisation des cérémonies de remise de diplômes.
Assure la gestion administrative et pédagogique des formations en apprentissage dans le respect de la règlementation et des actions mises en oeuvre dans le cadre de la démarche Qualité :
– Rédiger et transmettre les courriers administratifs, électroniques. convocations et autres documents aux différents intéressés (enseignants.es et étudiants.es).
– Suivi des heures d’enseignement des enseignants vacataires : suivi et contrôle des émargements, collecte, contrôle et transmission des heures effectuées au Pôle RH pour mise en paiement pour l’ensemble des formations.
– Participation aux réunions organisées par le CFA UNION.
– Complétude des tableaux de bord et suivi du respect des échéances en lien avec les critères qualité du CFA UNION.
Outils spécifiques à l’activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Apogée, Hyperplanning, Yparéo, E-candidat, Etudes en France et Mon Master.
et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel confirmé
Profil
Connaissances / Savoir
Connaître l’organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche ; connaissance du statut des EPCSP et de leur environnement.
Posséder une bonne culture administrative et des connaissances juridiques.
Connaître les règles de scolarité.
Connaissance générale de la gestion administrative.
Connaitre parfaitement l’offre de formation de l’UFR ; connaître l’offre de formation de l’université.
Maîtriser l’expression écrite et orale, les techniques de rédaction administrative, ainsi que les techniques d’accueil.
Savoir faire
Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel) et l’environnement Web
Maîtriser les applications informatiques de gestion pédagogique (Apogée, Hyperplanning, E-candidat, Mon Master)
Travailler en équipe et faire preuve de disponibilité
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir représenter l’établissement
Savoir rendre compte de son activité
Savoir exploiter les données des systèmes d’information et les outils bureautiques
Mettre en oeuvre des procédures et des règles
Savoir être
Avoir le sens des relations publiques et de la communication
Savoir s’adapter rapidement et faire preuve de polyvalence et d’autonomie
Capacités à prendre des initiatives et à être force de propositions
Capacités d’analyse, de synthèse et aisance rédactionnelle
Savoir rechercher l’information et la transmettre
Savoir rechercher l’information et la transmettre
Capacités d’écoute et à gérer le stress
Savoir organiser et planifier ses activités (rigueur et méthode) et hiérarchiser les urgences
Sens de la confidentialité
