Gestionnaire administratif – F/H

Identification du poste
Intitulé du poste : Gestionnaire administratif (doctorat, HDR et collège des écoles doctorales) – F/H
Catégorie : B
Quotité d’affectation sur le poste : 100%
Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « gestion et pilotage »
Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : Technicien.ne (TECH)
Groupe fonctions (RIFSEEP) : G3

Contexte de travail 
Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse 
Composante / Service : Direction de la recherche / Pôle études doctorales
Composition du service (effectifs) : 32 / 7
Fonction d’encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Responsable du pôle Études doctorales

Service central de l’Université, la direction de la recherche est organisée autour de quatre pôles : Administration de la recherche, Études doctorales, Financier, Partenariat et ingénierie de projets. Desstructures transversales en lien avec la recherche sont adossées à la direction : Juridique, Incubateur, Pépite CréaJ IDF, salle blanche, fonds patrimonial du jeu de société.

Missions principales et description du poste
Le pôle études doctorales de la direction de la recherche a pour missions d’assurer le secrétariat administratif et pédagogique du troisième cycle (doctorat et HDR), de l’inscription à la soutenance, de dispenser des formations aux doctorants et candidats à l’HDR, d’organiser les différents événements pour les doctorants et d’assurer la gestion administrative des campagnes de contrat doctoraux et des missions d’enseignement.

Accueil, accompagnement et inscription des doctorants
– Assurer l’accueil physique et téléphonique
– Assurer l’orientation des interlocuteurs internes et externes
– Accompagner les doctorants dans leurs démarches administratives, vérifier l’exactitude et la précision des renseignements fournis dans les dossiers et procéder aux inscriptions des doctorants jusqu’à la soutenance de thèse 
– Élaborer, saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative sur la plateforme des doctorants et sur APOGEE
– Suivre les dossiers des doctorants et relancer les intervenants internes et externes
– Élaborer des tableaux de suivi 
– Gérer et suivre les conventions de cotutelle internationale de thèse et les avenants conformément à la réglementation des études doctorales et en lien avec les universités partenaires
– Référente APOGEE
– Référente Plateforme des inscriptions et réinscriptions des doctorants
– Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité
– Saisir et mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser
– Classer et archiver les documents

Gestion et suivi des dossiers de d’habilitation à diriger des recherches
– Assurer l’accueil des enseignants-chercheurs candidats à l’habilitation à diriger des recherches (HDR)
– Répondre aux questions des enseignants-chercheurs, les aider dans leurs démarches administratives et de soutenance d’HDR, vérifier l’exactitude et la précision des renseignements fournis dans les dossiers 
– Préparer le dossier d’inscription en HDR pour l’examen par la Commission recherche et après avis des rapporteurs le dossier de soutenance
– Vérifier la composition du jury, établir les convocations pour l’inscription administrative et la soutenance, élaborer les attestations de réussite aux diplômes
– Élaborer, saisir et mettre à jour des bases de données dédiées (APOGEE) et élaborer des tableaux de suivi 
– Référente SIRIUS pour la partie HDR
– Classer et archiver les documents

Gestion administrative du collège des écoles doctorales
– Planifier les séances du collège, préparer l’ordre du jour
– Assurer le bon fonctionnement de l’instance sur le plan académique (documentation des séances, gestion des invitations, …), administratif et logistique (application du règlement intérieur, convocation des membres, production de documents de travail, invitation d’intervenants extérieurs, réservation de salles, vote électronique, …)
– Rédiger le relevé des décisions et le procès-verbal de séance
– Préparer les dossiers des séances pour la vice-présidente de la commission recherche, la responsable du pôle et les membres du collège
– Assurer la diffusion et le suivi des décisions du collège auprès des différents acteurs concernés
– Gérer et suivre les dossiers thématiques émanant du collège des écoles doctorales
– Suivre l’évolution de la règlementation sur l’ensemble du domaine de gestion

Qualité
– Appliquer la réglementation (les statuts de l’Université, l’arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat modifié par l’arrêté du 26 août 2022)
– Participer au bon fonctionnement du service
– Appliquer la politique de qualité
– Respecter les procédures qualité
– Chercher régulièrement à améliorer l’organisation du service
– Pilote du process inscriptions

Les missions et activités peuvent être amenées à évoluer.

Outils et contraintes spécifiques à l’activité 
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : plateforme des doctorants, SIRIUS, APOGEE, SINAPS, 
Hyperplanning, Sphinx et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel, Powerpoint

Liaisons 
La responsable du pôle Etudes doctorales / Hiérarchique
La directrice et la direction adjointe de la recherche / Hiérarchique
Le Vice-Président de la Commission recherche / Fonctionnel
Les directions des écoles doctorales / Collaboratif
La direction de la formation / Collaboratif
Les directions de thèses / Collaboratif
Les doctorants / Collaboratif
Les candidats à l’HDR / Collaboratif
Les formateurs / Collaboratif
Partenaires extérieurs / Collaboratif

Modalités de recrutement
Poste à pourvoir le 03/03/2025.
Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD). 
Candidatures (CV et lettre de motivation) via le lien/formulaire dans les meilleurs délais. 
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel 
recruteur et d’un représentant de la DRH.